Bedrijfsvoering

Binnen de gemeentelijke begroting zijn de kosten gerelateerd aan de benodigde personele inzet begroot op loonkostenbudgetten binnen de diverse programma’s. Het totale loonkostenbudget van Venlo vormt hierbij de personeelskosten begroting (PKB) en is een substantieel onderdeel van de totale gemeentelijke begroting. De PKB bedraagt inclusief de begrotingsvoorstellen voor 2021 € 84,5 mln met een afloop naar  € 83,2 mln structureel. Dit is het bedrag dat Venlo verwacht uit te geven aan salarissen en reguliere inhuur voor de realisatie van programmadoelstellingen.

Het proces van afwegen voor noodzakelijke uitbreiding van personele capaciteit is met grote terughoudendheid doorlopen. De afwegingen zijn gemaakt in samenhang met de inhoudelijke ontwikkelingen vanuit de programma’s. Behoudens een zeer beperkt aantal personele uitbreidingen gebaseerd op wettelijke taken en onvermijdelijkheid doen wij u geen voorstellen voor extra menskracht of personele middelen. De gemeente Venlo ontwikkelt zich tot een organisatie die voldoende flexibel is om gedurende het jaar door herschikking aan de voor de uitvoering van deze begroting noodzakelijke capaciteitsvraag invulling te geven. Dit zou gedurende het jaar uiteraard kunnen leiden tot knelpunten waarvoor op dat moment (door bijsturing in de vorm van herprioritering en strategische personeelsplanning) een passende oplossing moet worden gezocht.

Dit leidt tot de afweging, een zeer beperkt aantal PKB-voorstellen op te nemen in de begroting. Deze voorstellen zijn in onderstaande tabel weergegeven. Ze vertegenwoordigen een bedrag van € 0,5 miljoen voor 2021. Meerjarig loopt dit af naar € 0,2 miljoen. Voorgesteld wordt deze wettelijk verplichte en onvermijdelijke voorstellen op te nemen in de begroting zodat de organisatie in staat wordt gesteld de inhoudelijke opgave te kunnen realiseren binnen het beschikbaar gestelde budget voor personele inzet. Zoals aangegeven bedraagt de PKB inclusief deze beperkte begrotingsvoorstellen voor 2021 hiermee € 84,5 mln met een afloop naar € 83,2 structureel.

Het is naast deze voorgestelde uitbreiding van personele capaciteit een forse opgave om de huidige personele capaciteit anders in te zetten om zo bestaande en nieuwe bestuurlijke wensen en behoeften te kunnen blijven realiseren en verdere uitbreiding te voorkomen. Het is een behoorlijke opgave om de inzet van personele capaciteit te heroverwegen en herschikken. Deze opgave is extra zwaar gelet op de reeds bestaande aanwezige druk op de passende inzet van de personele capaciteit (de juiste persoon op de juiste plaats), en de aanwezige taakstelling op de organisatie.
De toedeling en prioritering van benodigde capaciteit vindt plaats in het teamplanproces  en zal nog nadrukkelijker dan voorheen plaatsvinden op basis van programmatisch werken met een koppeling naar de inhoudelijke opgaven.

Overhead
Onder overhead wordt verstaan het geheel van functies en kosten gericht op de sturing en ondersteuning van medewerkers in het primaire proces. Voorbeelden hiervan zijn onder andere Huisvesting, Management, Financiën, Personeel & Organisatie en Juridische zaken. Het overheadtarief per uur wordt bepaald aan de hand van de totale overheadkosten gerelateerd aan de uren in de formatie die toegerekend kunnen worden aan personele inzet in de primaire processen. Vanaf 2021 is een stijging aan overheadkosten begroot van € 1,8 miljoen. Het gaat hierbij niet enkel om een concrete toename van het ruimtebeslag maar veelal ook een verschuiving van middelen uit de vastgestelde begroting. De stijging wordt voornamelijk veroorzaakt door loon- & en prijsindex effecten (totaal € 1,4 miljoen), verschuiving van personele inzet van primair proces naar overhead, bijvoorbeeld als gevolg van  de in dienst genomen 39 fte ten behoeve van de toegang sociale wijkteams. De opslag voor overhead wordt gebaseerd op het totaal bedrag begrote overheadkosten, gerelateerd aan het totaal uren (fte formatie* 1.350 uur) dat wordt toegerekend aan de primaire processen. Het aantal toe te rekenen uren stijgt in 2021 t.o.v. 2020 met 71.416 uur (=52,9 fte). Deze stijging wordt voornamelijk veroorzaakt door de uitbreiding van formatie binnen de sociale wijkteams voor toegang beschermd wonen, wijkteam +, jeugd en WMO. Volgens de wettelijke voorschriften van het BBV dient de Raad de methode voor deze berekening en vervolgens de overheadopslag jaarlijks vast te stellen. Hoewel het absolute bedrag aan overhead met € 1,8 miljoen stijgt heeft de formatie-uitbreiding een voordelig effect op het overheadtarief. Vanaf 2021 is op basis van bovenstaande ontwikkeling en de vastgestelde systematiek het overheadtarief bepaald op € 45 per uur (in 2020 € 46).