Bedrijfsvoering

Programma
'Flexibiliteit, betrouwbaarheid, dienstverlening en aantoonbare meerwaarde'
Voor de agenda van het Programma Bedrijfsvoering ligt de focus op het verbeteren van processen, systemen, sturing, competenties en houding en gedrag. Dit alles in het licht van de inhoudelijke doelen van de andere programma’s.  Om adequaat te reageren op veranderingen en aansluiting te houden met de doelen voor onze burgers moet ook de bedrijfsvoering  in lijn met de andere programma’s worden doorontwikkeld.
Dit gebeurt langs 3 hoofdlijnen:

1. Digitale transformatie
2. Beheer en kwaliteit van de data
3. Mens en Organisatie

De doorontwikkeling in 2021 langs deze 3 lijnen leidt tot verbetering van de interne beheersing en maakt dat er sprake is van navolgbare processen en een directe bijdrage aan de inhoudelijke doelen. Hiermee kan de (externe) samenwerking zich verder ontwikkelen en dienstverlening verbeteren.
Naast de drie programmalijnen dragen we specifiek bij aan de volgende inhoudelijke thema's uit de andere programma's in deze begroting: Dienstverlening, Duurzaamheid, Vastgoed en de Regionale investeringsagenda met bijbehorend uitvoeringsprogramma.

1. Digitale transformatie

• Verder organiseren en realiseren van misschien wel de meest majeure uitdaging van dit moment, organisatiebreed datagedreven werken . Hiervoor is verdergaande informatisering van de bedrijfsvoering nodig conform de vastgestelde I-visie.  In deze i-visie worden gebruikers en data centraal gesteld, waar voorheen meer over applicaties en systemen gesproken werd. Voor 2021 en verder investeren we meer specifiek in de benodigde doorontwikkeling van het deelspoor Business Intelligence (BI) om informatie op nog meer domeinen beter te ontsluiten, te presenteren en meer datagedreven te gaan werken. We bouwen voort op de in 2020 neergelegde basis, ontwikkelde dashboards en bijbehorende overkoepelende organisatie om zo per programma de stuurinformatie verder uit te breiden.
• In 2021 zetten we naast de ontwikkeling van stuurinformatie via het BI-platform ook in samenhang in op de doorontwikkeling van de indicatoren (Meetbaar Venlo) als belangrijk sturingsinstrument om een goede inhoudelijke discussie te voeren en politieke en ambtelijke keuzes te maken over de inzet van middelen en het bereiken van doelen.
• Het applicatie- en systeemlandschap zal worden voorzien van de benodigde aanpassingen om up-to-date te blijven met de benodigde kwaliteit . Denk hierbij vooral aan interventies gericht op het koppelen van diverse systemen met elkaar en/of naar landelijke voorzieningen en het centraal/enkelvoudig beschikbaar hebben van data, waar dan weer meervoudig gebruik van kan worden gemaakt door burgers, bedrijven en onze partners.
• Ook worden enkele applicaties en systemen vervangen en/of vernieuwd om beter aan te sluiten bij doelgroep en de flexibiliteit die onze omgeving vraagt. Voorbeelden hiervan zijn o.a. een vernieuwd platform voor telecommunicatie, een nieuw klantgeleidingssysteem en een migratie naar een gecentraliseerd vergunningensysteem. Door vervanging en vernieuwing van de ICT-omgeving moeten de bij de applicaties behorende licentiestructuur en overeenkomsten worden aangepast. Dit vooral vanwege verhoogd gebruik en nieuwe functionaliteiten.
• We zetten bestaande middelen en capaciteit in om (op integrale wijze) te voldoen aan de eisen op het gebied van privacy, informatieveiligheid, informatiebeheer en archivering en zodat dit elkaar ook kan versterken. We bouwen de digitale handtekening in meerdere processen en documenten in  en verbeteren de procesgang van het besluitvormingsproce s en bijbehorende archivering.

2. Beheer en kwaliteit van de data

• De diversiteit aan informatiestromen groeit, in brede zin zullen we ons informatiebeheer en onze archivering verder op orde moeten brengen en houden. Denk hierbij specifiek aan het implementeren van een E-depot , verbetering van werkprocessen en het implementeren van een normenkader t.b.v. de interne control op het vlak van dossiervorming en archivering. Ook gaan we met behulp van de inzet van WAA-medewerkers verder met het digitaliseren en beschikbaar stellen van ons analoge archief , conform de archiefwet.  
• Er wordt in de overloop naar 2021 ingezet op de verbetering van de kwaliteit van data op diverse onderdelen van ons applicatie- en systeemlandschap. Dit geldt voor de volledige breedte van het landschap en in 2021 krijgen onze GEO-registraties hierbij specifieke aandacht om achterstanden weg te werken en te gaan voldoen aan nieuwe wettelijke eisen en benodigde kwaliteitsslagen.
• Onze data moet voldoen aan open standaarden en veilig en betrouwbaar toegankelijk zijn. Ook willen we de vindbaarheid van data verbeteren in het belang van onze burgers en conform de wet open overheid. In 2021 focussen we ons op het verder herbruikbaar en toegankelijk maken en houden van onze data voor de samenleving. Hierbij zullen we moeten voldoen aan nieuwe wetgeving namelijk  het besluit digitale toegankelijkheid en de wet digitale overheid.
• Voor een goed lopende ambtelijke organisatie is het verder in de bedrijfsvoering randvoorwaardelijk om in 2021 de doorontwikkeling van goede monitoring en actuele stuurinformatie vorm te blijven geven. De verschillende onderdelen van de P&C-Cyclus zoals de kadernota, begroting, de jaarrekening, de vorap en finrap en de bijbehorende systematiek van de verantwoordingsgesprekken worden verder aangescherpt en werkprocessen en verantwoordelijkheden verder uitgelijnd. Dit om de inhoudelijke discussie met raad en college nog beter te kunnen voeren maar ook om de totstandkoming efficiënter te laten verlopen en de verschillende onderdelen nog beter op elkaar af te stemmen.
• Om uiteindelijk de financiële positie ieder moment in beeld te hebben zullen we verder inzetten op de totstandkoming van maandafsluitingen , versterking van het budgethouderschap , inzet van de verplichtingenadministratie , gerichte inkoopfocus en zal het gebruik van ons financiële systeem LIAS verder worden doorontwikkeld. De onderdelen LIAS MIP (meerjaren investeringsplanning), LIAS Begrote balans en LIAS risicomanagement zullen hiervoor ontwikkeld en geïmplementeerd moeten worden.

3. Mens en organisatie

De geschetste dynamiek in de omgevingsanalyse en de programma's stelt hoge eisen en vraagt een doorontwikkeling van de ambtelijke organisatie. Dit uit zich in “harde” aspecten van systemen , applicaties en processen en “zachtere” aspecten als gewenste houding en gedrag , vaardigheden en de juiste persoon op de juiste plek.
Voor 2021 en verder krijgt de doorontwikkeling van mens en organisatie vorm door o.a.:

• Voor het eerst over boekjaar 2021 (in 2022) wordt de gemeente zelf verantwoordelijk voor de rechtmatigheidscontrole en zal het hier zelf een financiële rechtmatigheidsverantwoording over af moeten geven. Ter voorbereiding hierop alsmede het meer in control komen van onze organisatie zetten we de in 2020 gestarte voorbereiding door. Dit doen we met interventies t.a.v. de bijbehorende werkprocessen, verantwoordelijkheidsverdeling en het in inrichten van de benodigde ondersteuning.
• Gegeven de ontwikkelingen (lees: krapte) op de arbeidsmarkt voor ons als werkgever, betekent dit dat een actief arbeidsmarktbeleid van groot belang is. (Zie ook de toelichting PKB, onderdeel van deze begroting.) In 2021 zetten we verder in op de uitbreiding van personele stuurinformatie en een actief traject t.b.v. onze meerjarige personeelsplanning . In dit traject houden we rekening met de invulling van de taakstelling op de organisatie per 2022. Dit traject moet ervoor zorgen dat we op de juiste wijze blijven inspelen op de arbeidsmarkt, zodat we in staat zijn om goed personeel aan te trekken en onszelf positioneren als aantrekkelijk werkgever. Ook op landelijk niveau, via de commissie arbeidsmarkt binnen het College van Arbeidszaken sturen wij mee op deze doelstelling.
• In 2021 investeren we verder bovendien in permanente educatie , waarbij we continu werken aan een gericht opleidings- en trainingsaanbod voor onze medewerkers, coaching en begeleiding, en het benutten van aanwezige talenten. De doorvertaling van de landelijke CAO-afspraken op het gebied van vitaliteit en duurzame inzetbaarheid maken deze acties op het gebied van goed werkgeverschap en het benutten van personeel in 2021 verder compleet.
• De dynamische omgeving waarbinnen ambtenaren werken vraagt ook om aanvullende flexibiliteit in het gebruik van de ambtelijke werkomgeving in het stadskantoor en andere ambtelijke gebouwen. Er is noodzaak tot het inrichten van concentratiewerkplekken, ruimte voor ontmoeting en er is meer dan tevoren behoefte aan de mogelijkheid om telefoongesprekken en videogesprekken in beslotenheid te voeren. Landelijk maar recent ook eigen onderzoek over het optimale gebruik van de werkomgeving in onze kantoortuinen en het vele thuiswerken door COVID-19 versterkt deze tendens en maakt het in 2021 noodzakelijk dat de werkomgeving meebeweegt om het werken optimaal te faciliteren.

• De verdere verfijning en het (in)richten van het stuurhuis is een meerjarig traject waar we ook in 2021 verder op inzetten. Dit komt neer op de doorontwikkeling van leiderschap, de leidinggevende structuur en de zowel hiërarchische als programmatische manier van werken waar onze organisatie sinds 2018 mee is gestart. Dit moet zorgen voor dat het naadloze samenspel tussen programma en lijnmanagement verder wordt doorontwikkeld en bestendigd, zodat het realiseren van onze inhoudelijke doelen zo efficiënt en effectief mogelijk gebeurt. Dit in lijn met en door verdere adoptie van een geactualiseerde besturingsfilosofie .
• Het werken aan de Visie op (interne) klachtafhandeling en het ontworpen proces afhandeling Wob-verzoeken .

Naast de genoemde ontwikkellijnen, waaronder de majeure ontwikkeling van concernbreed datagedreven werken, sturen we op hoofdlijnen in de bedrijfsvoeringsteams op de aantoonbare meerwaarde die geleverd wordt voor het concern. We richten ons op serviceverlening en we ontwikkelen ons in planmatig en projectmatig werken . We werken aan meer synergie tussen de beleidsprogramma’s enerzijds en de bedrijfsvoerings-/organisatieprogramma’s anderzijds. Specifieke thema’s waar we deze verbinding met de andere programma’s nader vorm gaan geven zijn: Dienstverlening, Duurzaamheid, Vastgoed, Arbeidsmarktpositie en de Regionale investeringsagenda met bijbehorend uitvoeringsprogramma.